Oliwia - Operations Manager för Stockholmsområdet berättar

Den här veckan får vi lära känna Oliwia, som är Operations Manager för Stockholmsområdet på Guestit.
Som Operations Manager spelar Oliwia en avgörande roll för att säkerställa att företagets korttidsuthyrningsegendomar fungerar smidigt.

Kan du berätta lite om dina dagliga arbetsuppgifter?

Oliwia: Absolut! Min vardag innebär ansvar av olika områden, från underhåll, schemaläggning av städning för alla våra hem i Stockholmsområdet till att lösa dagliga problem som uppstår.

Kan du dela med dig av några av de mest givande aspekterna av ditt jobb?

Oliwia: Den mest givande delen av mitt jobb är att se den positiva påverkan som våra hem har på gästerna och den ekonomiska avkastning som våra ägare uppnår. När vi får positiv feedback från gäster och ser konsekventa beläggningsgrader är det ett tydligt tecken på att vi gör rätt saker när vi tar hand om ägarens hem.

Som Operations Manager är du ansvarig för att leda ett team. Vilka egenskaper letar du efter?

Oliwia: Jag letar efter individer som brinner för gästfrihet och har en stark kundfokuserad inställning. Det är också viktigt för mig att de är organiserade, pålitliga och kan arbeta effektivt som en del av ett team.

Stockholm upplever ett betydande tillflöde av turister under sommarmånaderna, hur förbereder sig Guestit för högsäsongen för att säkerställa att alla fastigheter är rena och väl underhållna?

Oliwia: Sommarsäsongen innebär en unik uppsättning utmaningar, men vi är väl förberedda för att möta den ökade efterfrågan på våra tjänster. Vi har ett dedikerat team av städproffs som är utbildade för att hantera en stor mängd bostäder. Dessutom har vi etablerat starka relationer med lokala städbolag som kan tillhandahålla ytterligare städ under högsäson, vid behov.

Hur har du utnyttjat teknik för att förbättra effektivitet och kvalitet inom dina städtjänster i Stockholmsområdet?

Oliwia: För att effektivisera våra verksamheter och säkerställa konsekvent kvalitet har vi implementerat en omfattande digital plattform för vårt städteam. Denna plattform inkluderar funktioner för schemaläggning, kommunikation och rapportering. Våra städare använder mobila enheter för att komma åt information, inklusive specifika städaktiviteter och eventuella skadeanmälningar.
Detta förbättrar inte bara effektiviteten utan möjliggör också för oss att spåra kvalité och identifiera förbättringsområden.
Dessutom integreras plattformen med våra rapportering gällande skador, vilket gör det möjligt för vårt team att dokumentera och åtgärda problem snabbt.

Det skulle vara riktigt intressant att förstå hur rutinen fungerar för städning. Kan du beskriva detta för oss i detalj?

Oliwia: Absolut. Vi har sammanställt ett informationspaket som kallas "Städrutin och Rapportering av skador" som alla städare arbetar med enligt följande steg:

Steg 1: Initial inspektion - Rapportering av skador:
Städare går in i fastigheten och följer denna detaljerade checklist.

- Rapportering av skador: En grundlig inspektion utförs i varje rum för att identifiera eventuella befintliga eller nya skador på fastigheten eller inredningen.
- Dokumentation: Högkvalitativa foton och videor av synliga skador laddas upp till vårt interna system.
- Pågående bedömning: Skador kontrolleras kontinuerligt under städprocessen, inklusive inspektioner av armaturer och andra föremål.
- Obligatorisk rapportering: All skada, oavsett hur liten, måste dokumenteras med foton.

Steg 2: Städning och slutinspektion:

- Checkout Clean: En rum för rum-städningsprocess följs, inklusive byte av lakan, handdukar och påfyllning av bekvämligheter.
- Kontroll efter städning: Specifika uppgifter som att lämna badrumsdörrar öppna efter moppning, justera gardiner och persienner och se till att konstverk är raka är slutförda etc.
- Slutförande: Städuppgiften markeras som klar i det interna systemet.
- Nyckelöverlämning: Nyckeln placeras säkert i låsboxen.

Steg 3: Underhållsprocedurer

- Daglig granskning: Varje morgon granskar jag de rapporterade skadorna (om det finns några).
- Utvärdering av skada: Varje skada utvärderas, och vid behov kontaktas ägaren.
- Hantering av skada: Uppgifter tilldelas Carl (min kollega som arbetar med underhåll) och han skapar ett schema baserat på prioritering och arten av skadan.
- Bedömning på plats: Om nödvändigt besöker Carl bostaden för att bedöma skadan och fastställa nödvändiga reparationer.
- Schemaläggning: Reparationer schemaläggs och läggs till i Carls schema.
Med nära samarbete mellan mig och Carl kan vi se till att vi är på plats och löser problem snabbt.

För att säkerställa att våra hem alltid är i toppskick genomför vi också regelbundna inspektioner under året och på så sätt förebygger att potentiella problem blir ett faktiskt problem. Detta proaktiva tillvägagångssätt hjälper oss att minimera skador och säkerställa att våra gäster har en sömlös upplevelse och att ägare vet att vi tar väl hand om deras hem.

Tack för att du tog dig tid Oliwia och det är verkligen intressant att se hur den operativa sidan fungerar på Guestit!